At the start of a business process, often is not defined, if it is a short adaption of a document or a complex workflow with a lot of participants. Only a system which flexibly supports the full variety of adaption is suitable for the enterprise wide deployment in the assistance of the teamwork.
Document Management and Workflow are two areas of collaborating work
Von der gemeiFrom common processing of a document up to execution of complex business processes - virtually every time people work together on a problem they edit documentsnsamen Bearbeitung eines Dokuments zur Abwicklung eines komplexen Geschäftsprozesses - immer arbeiten Personen gemeinsam an einem Problem und bearbeiten Dokumente.
Working with documents in the DMS of @enterprise happens intuitive – similar to the Windows Explorer. A key difference is the support of a Document Management works in the background:
Typisierte Dokumente
Dokumente können einem bestimmten Typ angehören, z.B. Urlaubsantrag oder Kochrezept. Mit jedem dieser Dokumenttypen ist eine Reihe von Metadaten verbunden. Die Metadaten werden in für jeden Dokumenttyp spezifischen SQL-Tabellen abgelegt. Dies gewährleistet eine effiziente Suche. Metadaten ermöglichen es Programmen mit den Dokumenten umzugehen, z.B. Auswahl eines Bearbeiters aufgrund der Metadaten des Dokuments. Zu jedem Dokumenttyp kann außerdem eine Vorlage (Prototyp) definiert werden.
Das Anlegen von Dokumenttypen erfolgt wie die Definition von Formulartypen in @enterprise: Es wird ein HTML-Formular erstellt und dieses in das System geladen.
DMS und Workflow
Die Integration von DMS und Workflow ermöglicht flexibles Arbeiten. Ein Dokument kann erzeugt werden, später zu einem Workflow hinzugefügt werden – oder es wird ein Workflow mit diesem Dokument gestartet. Die Worklows sind entweder vordefiniert oder sog. Ad Hoc Workflows: Der Benutzer definiert interaktiv die Schritte des Workflows und die Bearbeiter.
Selbst bei der Bearbeitung eines Dokuments durch nur einen Bearbeiter kann Workflowfunktionalität genutzt werden: Dokumente können in die Wiedervorlage gelegt werden, falls eine Bearbeitung zu einem späteren Zeitpunkt erwünscht ist. Oder die Bearbeitung kann terminisiert werden, der Benutzer sieht dann die Fristen in seiner Aufgabenliste.
Elektronische Unterschrift
Dokumente können unterschrieben werden, dabei wird automatisch eine nicht mehr veränderbare Version erzeugt. Andere Benutzer können die Echtheit der Unterschrift verifizieren. Die Implementierung basiert auf dem Standard X.509, unterschrieben wird mit dem privaten Schlüssel eines Benutzerzertifikats.
Flexible Speicherung
Die Speicherung der Dokumente ist von der Verwaltung der Metadaten durch eine Schnittstelle getrennt. Somit ist diese Komponente austauschbar und kann in ein anderes System ausgelagert werden. Zwei Standard-Speichermechanismen stehen zur Verfügung: Der File-Store speichert die Dokumente in einem Dateisystem ab, der DB-Store als BLOBS (binary large object) in der Datenbank.
Notizen
Zu Dokumenten können Notizen hinzugefügt werden, diese sind entweder privat – nur für den Ersteller sichtbar oder öffentlich – für jeden Bearbeiter des Dokuments einsehbar.
Berechtigungen
Dokumente unterliegen dem Berechtigungssystem von @enterprise. Rechte zur Bearbeitung und zum Lesen können flexibel vergeben werden. Die Rechte können an bestimmte Benutzer, Rollen, Abteilungen oder Arbeitsgruppen vergeben werden. Neben einzelnen Dokumenten können Rechte natürlich auch auf Ordner oder Ordnerbäume vergeben werden. Mit dem speziellen Freigaberecht kann man anderen Benutzern Zugriff auf einen Teil seiner Dokumente geben.
